Cara Betul Memohon Kerja dan Hantar Resume Melalui Email
Memohon kerja melalui e-mel kini merupakan cara biasa dalam proses pencarian pekerjaan. Menggunakan e-mel bukan sahaja mempercepatkan proses penghantaran dokumen, tetapi juga memudahkan pengurusan permohonan oleh pihak majikan.
Anda harus memahami etika dan langkah yang betul dalam menghantar resume dan surat permohonan kerja melalui e-mel agar dapat memberikan kesan pertama yang profesional dan menarik. Ini termasuk cara menulis subjek e-mel yang tepat, format isi e-mel, dan lampiran dokumen yang diperlukan.
Artikel ini akan memberi panduan tentang cara yang betul untuk menghantar permohonan kerja dan resume melalui e-mel.
Panduan menghantar e-mel permohonan kerja yang profesional
Untuk memberi kesan yang baik kepada majikan yang berpotensi, anda disarankan mengikut amalan-amalan berikut:
- Gunakan alamat e-mel yang profesional
Elakkan menggunakan alamat e-mel yang tidak sesuai seperti [email protected] atau [email protected]. Alamat e-mel yang tidak profesional ini boleh menimbulkan persepsi negatif mengenai tahap kematangan anda. Sebaliknya, gunakan kombinasi nama penuh anda sebagai alamat e-mel.
- Nyatakan subjek e-mel secara spesifik
Kebanyakan orang sering mengabaikan pentingnya subjek e-mel. Subjek yang jelas dan tepat adalah penting kerana ia menentukan sama ada majikan akan membuka e-mel anda. Sebagai contoh, subjek seperti “Permohonan Jawatan Eksekutif Pemasaran” akan langsung memberi gambaran kepada majikan tentang isi kandungan e-mel anda.
- Mulakan dengan salam yang sopan dan sebut nama penerima
Mulakan e-mel anda dengan salam yang sopan dan pastikan anda menyebut nama penerima secara langsung. Salam yang baik dan penggunaan nama penerima menunjukkan profesionalisme dan usaha anda dalam mengenal pasti orang yang bertanggungjawab. Ini mencerminkan dedikasi anda dalam memahami siapa yang anda hubungi.
- Pastikan isi e-mel ringkas dan jelas
Tidak perlu menulis panjang lebar dalam e-mel. Cukup dengan beberapa perenggan yang menggariskan aspek-aspek utama. Maklumat tambahan boleh dijelaskan dalam cover letter yang akan anda sertakan bersama dengan resume anda dalam e-mel tersebut.
- Format dengan bersih dan kemas
Gunakan perenggan dan senarai berbulet atau bernombor untuk memudahkan pembacaan. Elakkan teks yang terlalu padat atau penggunaan font yang pelbagai saiz dan warna yang boleh mengganggu.
- Penyemakan Ejaan dan Tatabahasa
Selalu semak ejaan dan tatabahasa sebelum menghantar e-mel. E-mel dengan kesilapan boleh menjejaskan kredibilitas anda dan mengurangkan kesan profesionalisme.
- Sertakan tanda tangan e-mel yang lengkap
Tanda tangan emel bukan sekadar penutup; ia merupakan bahagian penting yang menyediakan informasi perhubungan yang memudahkan penerima untuk menghubungi anda dengan mudah.
Tanda tangan yang lengkap dan teratur harus mengandungi nama penuh anda, jawatan, nama syarikat, nombor telefon, dan alamat emel.
- Elakkan penggunaan huruf besar semua (CAPS LOCK)
Menulis dengan huruf besar semua dalam e-mel boleh diterjemah sebagai menjerit atau beremosi tinggi, dan ini tidak sesuai dalam komunikasi profesional. Ini boleh meninggalkan kesan negatif kepada penerima dan menjejaskan persepsi mereka terhadap anda.
Sebaliknya, gunakan penekanan dengan cara yang lebih sopan, seperti menggunakan cetak tebal atau italic untuk menonjolkan poin penting tanpa terkesan agresif.
- Balas E-mel Dengan Cepat
Menunjukkan respons yang pantas adalah penting dalam menghormati masa penerima dan menunjukkan dedikasi anda. Idealnya, cuba untuk membalas emel dalam tempoh 24 hingga 48 jam, terutamanya jika ia melibatkan urusan kerja atau respons yang diperlukan untuk meneruskan projek atau tugas.
Jika anda memerlukan masa yang lebih lama untuk mengumpulkan maklumat atau memutuskan jawapan, beritahu penerima bahawa anda telah menerima emel mereka dan akan memberikan respons lengkap secepat mungkin.
Apakah yang perlu di sertakan dalam e-mel anda?
Setelah memahami format e-mel, anda kini perlu tahu cara mengisi kandungan e-mel tersebut.
- Nama anda dan latar belakang ringkas
Mulakan e-mel anda dengan memperkenalkan diri anda dengan nama penuh. Sertakan latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja yang relevan secara ringkas untuk memberi gambaran awal tentang diri anda. Ini membantu majikan mendapatkan persepsi awal yang positif mengenai kelayakan dan keprofesionalan anda.
- Pekerjaan yang diingini serta tujuan e-mel
Perenggan kedua pula adalah untuk menyatakan tujuan e-mel ini.. Jelaskan secara ringkas mengapa anda memilih jawatan tersebut dan apa yang menarik minat anda terhadap syarikat itu. Ini menunjukkan kepada majikan bahawa anda telah membuat penyelidikan dan serius berminat dengan peluang yang ditawarkan.
- Lampiran PDF resume dan cover letter
Dalam perenggan terakhir, pastikan anda nyatakan bahawa anda telah melampirkan resume dan cover letter. Pastikan kedua-dua dokumen ini dalam format PDF untuk memastikan keserasian format di semua peranti.
Dalam cover letter, jelaskan bagaimana kemahiran dan pengalaman anda sejajar dengan keperluan jawatan yang ditawarkan, dan bagaimana anda boleh menyumbang kepada syarikat tersebut. Nyatakan dalam e-mel bahawa anda telah melampirkan kedua-dua dokumen ini untuk rujukan lanjut.
Contoh template e-mel permohonan kerja
Contoh pertama
Subjek: Permohonan Jawatan [Nama Jawatan] - [Nama Anda]
Assalamualaikum dan Salam Sejahtera,
Saya, [Nama Penuh], dengan ini ingin memohon jawatan [Nama Jawatan] yang telah diiklankan di [Sumber Iklan] bertarikh [Tarikh Iklan]. Saya amat berminat dengan peluang yang ditawarkan oleh [Nama Syarikat] kerana saya yakin kemahiran dan pengalaman yang saya miliki amat selaras dengan keperluan jawatan tersebut.
Saya adalah graduan [Nama Ijazah] dari [Nama Universiti] dan mempunyai pengalaman dalam [Nyatakan Bidang Pengalaman], yang saya percaya akan memberi sumbangan yang berharga kepada pasukan anda. Sepanjang kerjaya saya, saya telah menunjukkan kebolehan dalam [Nyatakan Kemahiran atau Kejayaan Tertentu], seperti yang tercatat dalam resume yang saya lampirkan untuk rujukan Anda.
Saya lampirkan resume dan cover letter saya untuk memberi gambaran lebih lanjut tentang latar belakang dan pencapaian saya. Saya sangat berharap untuk peluang berbincang lebih lanjut dalam temu duga. Saya boleh dihubungi melalui [Nombor Telefon] atau melalui e-mel ini, [Alamat E-mel].
Sekian, terima kasih.
[Nama Penuh] [Nombor Telefon] [Alamat E-mel]
Contoh templat kedua:
Subjek: Permohonan Jawatan [Nama Jawatan] - [Nama Anda]
Salam sejahtera [Nama Penerima],
Nama saya [Nama Anda], dan saya menulis untuk memohon jawatan [Nama Jawatan] yang diiklankan di [sumber iklan jawatan] yang saya percayai sangat sesuai dengan latar belakang dan kemahiran saya. Saya memegang ijazah [Nama Ijazah] dari [Nama Universiti] dan memiliki pengalaman selama [bilangan tahun pengalaman] dalam bidang [nama bidang].
Saya sangat tertarik dengan peluang untuk bekerja di [Nama Syarikat] kerana [sebutkan sebab khusus mengapa anda ingin bekerja di syarikat tersebut, seperti nilai syarikat, budaya kerja, atau projek terkini yang menarik perhatian anda]. Saya yakin bahawa dengan latar belakang saya dalam [sebutkan pengalaman atau kemahiran relevan], saya dapat memberikan sumbangan yang berharga kepada pasukan [nama jabatan atau pasukan di syarikat].
Saya lampirkan resume dan cover letter saya untuk rujukan anda yang lebih mendalam tentang latar belakang profesional saya. Saya berharap dapat berpeluang untuk berbincang lebih lanjut tentang bagaimana saya dapat membantu [Nama Syarikat] mencapai objektifnya.
Terima kasih atas pertimbangan dan masa anda. Saya menantikan kesempatan untuk berbicara dengan anda dan berharap dapat menyumbang kepada [Nama Syarikat]. Sila hubungi saya pada [nombor telefon] atau melalui e-mel ini, [alamat e-mel], untuk mengatur temu janji.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Anda]
Contoh e-mel permohonan kerja
Contoh e-mel pertama
Permohonan kerja Pelatih Pengurusan
Selamat sejahtera Tuan/Puan [Nama],
Saya Izzati Ahmad berumur 23 tahun dan baru sahaja menamatkan pengajian di Universiti Malaya bulan Mei 2020 di mana saya telah menerima Ijazah BSc (Hons) Business Administration.
Saya ingin memohon jawatan yang Tuan/Puan tawarkan iaitu Pelatih Pengurusan. Saya boleh bermula dengan serta merta dan berharap untuk menyumbangkan kemahiran serta pengetahuan saya sekaligus mempelajari lebih lanjut tentang syarikat Tuan/Puan.
Dilampirkan adalah resume dan cover letter untuk pemerhatian dan penilaian Tuan/Puan. Saya harap untuk mendapat maklum balas dan dicalonkan untuk bertemu duga.
Sekian, terima kasih.
Contoh e-mel kedua
Subjek: Permohonan Jawatan Jurutera Perisian - Ahmad Zaki
Salam sejahtera Encik Razak,
Nama saya Ahmad Zaki, dan saya menulis untuk memohon jawatan Jurutera Perisian yang diiklankan di Jobstreet yang saya percayai sangat sesuai dengan latar belakang dan kemahiran saya. Saya memegang ijazah Sarjana Muda Kejuruteraan Perisian dari Universiti Teknologi Malaysia dan memiliki pengalaman selama tiga tahun dalam bidang pembangunan perisian.
Saya sangat tertarik dengan peluang untuk bekerja di XYZ Corp kerana reputasi syarikat anda dalam inovasi teknologi dan keberhasilan dalam pelancaran produk yang telah banyak mendapat pengiktirafan. Saya yakin bahawa dengan latar belakang saya dalam pengembangan aplikasi mudah alih dan kebolehan saya dalam bahasa pengaturcaraan seperti Java dan C++ saya dapat memberikan sumbangan yang berharga kepada pasukan teknologi anda.
Saya lampirkan resume dan surat pengantar saya untuk rujukan anda yang lebih mendalam tentang latar belakang profesional saya. Saya berharap dapat berpeluang untuk berbincang lebih lanjut tentang bagaimana saya dapat membantu XYZ Corp mencapai objektifnya.
Terima kasih atas pertimbangan dan masa anda. Saya menantikan kesempatan untuk berbicara dengan anda dan berharap dapat menyumbang kepada kesuksesan XYZ Corp. Sila hubungi saya pada 012-3456789 atau melalui e-mel ini, [email protected], untuk mengatur temu janji.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Ahmad Zaki
Kenapakah perlu sertakan cover letter?
Mungkin anda keliru apa bezanya tulis permohonan kerja dalam isi kandungan e-mel dengan melampirkan cover letter. Kebanyakan syarikat memerlukan cover letter dalam format .pdf apabila anda hantar e-mel permohonan kerja.
Ini adalah untuk tujuan merekodkan permohonan anda dalam sistem mereka. Oleh itu, lebih baik anda tulis isi kandungan e-mel pendek dan tumpukan lebih perhatian kepada cover letter.
Sebaik-baiknya cover letter perlu ditulis dalam satu muka surat sahaja. Namun begitu, pastikan setiap perenggan adalah ringkas dan jelas. Apabila menulis cover letter, jangan segan untuk luahkan hasrat dan keinginan untuk bekerja bersama syarikat bakal majikan tersebut.
Kesalahan biasa ketika menghantar e-mel permohonan kerja
Berikut adalah beberapa kesalahan yang sering terjadi dan perlu anda elakkan ketika menghantar permohonan kerja melalui e-mel:
- Menggunakan rayuan yang berlebihan
Memang penting untuk menunjukkan minat anda terhadap jawatan yang dimohon, tetapi berlebihan dalam rayuan boleh memberi kesan anda terdesak. Ini mungkin mengurangkan kesan profesionalisme anda.
- Tidak menyertakan penjelasan dalam e-mel
Hanya melampirkan dokumen tanpa keterangan dalam badan e-mel adalah tidak mencukupi. Bakal majikan mungkin tidak akan terdorong untuk membuka lampiran anda jika mereka tidak mendapat gambaran awal tentang isi kandungan lampiran anda.
- Melampirkan dokumen dengan saiz yang terlalu besar
Memahami bahawa bakal majikan anda mungkin sibuk dan tidak mempunyai banyak masa. Pastikan dokumen anda mudah untuk dimuat turun dan dibaca dengan menjaga saiz fail pada minimum yang berkesan.
- Lampiran yang banyak
Banyak lampiran yang dihantar dalam satu e-mel permohonan pekerjaan. Anda cukup melampirkan cover letter dan resume sahaja. Dokumen lain seperti sijil dan transkrip akademik, kebanyakan HR akan meminta anda bawa semasa sesi temuduga.
- Menghantar e-mel sama kepada banyak syarikat
Menghantar e-mel permohonan kerja yang sama kepada banyak syarikat dalam satu e-mel yang sama patut di elakan. Perbuatan ini boleh dianggap sebagai tidak menghormati etika profesional. Majikan mungkin berpendapat bahawa anda tidak benar-benar berminat dengan syarikat mereka secara khusus .
- Menghantar dokumen yang bersaiz terlalu besar
Dokumen yang bersaiz besar boleh menyebabkan majikan untuk tidak memuat turun dan membuka fail anda. Majikan boleh menolak permohonan anda tanpa disemak.
Juga: 10 Soalan Temuduga Kerja Yang Biasa Ditanya
Soalan lazim
- Apakah tips utama untuk memastikan e-mel saya profesional?
Pastikan e-mel anda bebas daripada kesalahan ejaan dan tatabahasa, gunakan format yang kemas dan profesional, dan selalu pastikan anda mematuhi etika dan norma profesional dalam komunikasi anda.
- Apakah dokumen yang perlu saya lampirkan bersama e-mel?
Biasanya, anda hanya perlu melampirkan resume dan cover letter anda. Pastikan kedua-dua dokumen ini dalam format PDF untuk menjamin keseragaman dan kejelasan bacaan yang baik.
- Adakah saya perlu menyertakan sijil atau transkrip dalam lampiran e-mel?
Secara umumnya, tidak perlu melampirkan sijil atau transkrip kecuali diminta. Dokumen-dokumen ini biasanya hanya perlu dibawa semasa temuduga.
- Bagaimanakah saya boleh memastikan dokumen saya tidak terlalu besar untuk dihantar?
Anda boleh memampatkan dokumen anda menggunakan perisian yang sesuai atau memilih format fail yang lebih kecil. Pastikan keseluruhan saiz e-mel tidak melebihi 10 MB untuk mengelakkan masalah muat turun.
Untuk memastikan dokumen yang ingin dihantar melalui emel tidak terlalu besar, anda boleh mengambil beberapa langkah efektif. Pertama, pertimbangkan untuk menggunakan perisian pemampat dokumen yang dapat mengurangkan saiz fail tanpa mengurangkan kualiti kandungannya secara drastik seperti 7-Zip atau WinRAR.
Kedua, pilih format fail yang lebih kecil; misalnya, mengkonversi gambar ke format JPEG atau PNG yang telah dimampatkan, atau dokumen teks ke PDF.
Ketiga, periksa dan buang apa-apa kandungan tidak perlu dalam dokumen, seperti gambar beresolusi tinggi yang tidak penting.
- Apakah yang perlu saya lakukan jika saya menemui kesilapan dalam e-mel yang telah saya hantar?
Jika anda menyedari bahawa terdapat kesilapan penting dalam e-mel yang telah anda hantar, seperti kesilapan pada maklumat perhubungan atau dokumen yang salah dilampirkan, tindakan terbaik adalah segera mengirimkan e-mel pembetulan.
Dalam e-mel tersebut, mulakan dengan meminta maaf atas kesilapan yang telah berlaku dan jelaskan situasinya dengan jelas. Pastikan anda menyertakan maklumat atau dokumen yang betul dalam e-mel pembetulan tersebut.
Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Saya minta maaf atas kesilapan dalam e-mel sebelum ini. Saya telah melampirkan dokumen yang betul untuk semakan anda dan berharap ini tidak menimbulkan kesulitan yang besar. Terima kasih atas kesabaran dan pemahaman anda.
