Cara dapat surat sokongan kerja dari majikan beserta template & contoh

Surat pengesahan daripada majikan adalah dokumen penting yang diperlukan dalam atas faktor profesional ataupun peribadi. Surat ini berfungsi sebagai bukti rasmi mengenai status dan perincian pekerjaan seseorang sama ada sedang bekerja atau pernah bekerja di sesebuah syarikat. Ia mengandungi butiran seperti jawatan, tempoh perkhidmatan dan prestasi kerja.

Surat pengesahan ini sangat diperlukan ketika seseorang memohon pekerjaan baharu, pinjaman bank, visa dan juga biasiswa. Artikel ini akan membincangkan cara-cara meminta surat pengesahan daripada majikan secara profesional dan berkesan.

Tujuan surat pengesahan

Tujuan surat sokongan atau “reference letter” ini adalah untuk mengesahkan anda sebagai pekerja syarikat berkenaan. Majikan juga boleh tulis ciri-ciri positif dan kemahiran anda. Senang kata, anggapkan surat sokongan kerja ini sebagai testimonial anda sebagai seorang pekerja.

Setiap surat sokongan atau surat pengesahan daripada majikan akan dikeluarkan berdasarkan keperluan pekerja. Maklumat yang dirangkumkan di dalam surat sokongan juga mungkin berbeza-beza mengikut tujuan surat itu ditulis.

Surat pengesahan majikan hendaklah ditulis mengikut format surat rasmi dan diserahkan dalam bentuk fizikal kepada penerima. Namun begitu, terdapat situasi yang membolehkan surat sokongan diserahkan secara maya, iaitu melalui e-mel dalam bentuk fail PDF.

Tujuan profesional

1. Permohonan pekerjaan baharu

Surat pengesahan boleh digunakan sebagai bukti pengalaman kerja yang membantu calon menonjol dalam proses permohonan pekerjaan baharu.

2. Penilaian prestasi oleh majikan baharu

Majikan baharu memerlukan pengesahan prestasi daripada majikan terdahulu untuk menilai kecekapan dan profesionalisme calon pekerja. Tindakan meminta surat sokongan daripada majikan sebelum ini adalah untuk mengelakkan situasi berat sebelah ‘bias’ daripada calon pekerja ataupun individu yang mengesyorkan calon tersebut.

3. Bukti pengalaman kerja

Surat sokongan kerja daripada majikan adalah dokumen rasmi yang menunjukkan pengalaman kerja anda. Surat ini sangat berguna, terutama ketika anda mencari peluang untuk naik pangkat atau ingin tukar kerja ke tempat lain. Ia mengesahkan posisi yang anda sandang dan tugas-tugas yang anda laksanakan. Ini memberikan gambaran yang jelas kepada majikan baru atau pihak penting tentang apa yang anda boleh sumbangkan

Tujuan peribadi

1. Permohonan pinjaman peribadi atau perumahan

Bank dan institusi kewangan lain memerlukan surat pengesahan pekerjaan daripada majikan bagi mengesahkan pendapatan dan status pekerjaan pemohon sebelum meluluskan permohonan pinjaman.

Adalah sangat penting bagi institusi perbankan untuk memastikan pemohon mempunyai pekerjaan yang sah dan pendapatan yang sesuai dengan jumlah pinjaman yang dipohon.

2. Proses visa dan imigresen

Prosedur imigresen sering memerlukan bukti pekerjaan yang stabil dan surat pengesahan daripada majikan boleh menyokong permohonan visa atau permit kerja.

Ada kalanya sesebuah negara menetapkan para pelawat yang ingin melancong ke negara mereka untuk mendapatkan visa bagi mengelakkan isu bekerja tanpa permit.

3. Permohonan biasiswa atau kemudahan pendidikan

Pelajar yang bekerja sambil belajar mungkin memerlukan surat pengesahan daripada majikan untuk memohon biasiswa atau kemudahan pendidikan lain.

Cara minta surat pengesahan daripada majikan

Anda disarankan untuk berterus-terang dengan majikan tentang keinginan untuk mendapatkan surat tersebut. Hubungi majikan melalui atasan anda atau jabatan sumber manusia untuk berbincang tentang hal ini secara tidak rasmi.

Perbincangan bersemuka ini memberi peluang majikan untuk terus mengemukakan apa-apa soalan setelah anda memberitahu niat untuk memohon pekerjaan baru ataupun melanjutkan pelajaran.

Anda juga boleh menjelaskan niat anda secara formal iaitu melalui e-mel. Dalam e-mel itu, anda boleh terus lampirkan template reference letter supaya majikan boleh isi dengan mudah.

Langkah-langkah meminta surat pengesahan

Pertama: Persiapan sebelum meminta surat pengesahan

• Kenal pasti tujuan dan keperluan surat pengesahan
  ⁠Fahami dengan jelas tujuan dan keperluan surat pengesahan. Adakah ia untuk permohonan pekerjaan, pinjaman, atau tujuan lain?
  ⁠
• Kumpul maklumat yang diperlukan
  ⁠Sediakan maklumat yang lengkap seperti tarikh mula bekerja, jawatan semasa, dan butiran lain yang perlu disertakan dalam surat pengesahan.
  ⁠
• Menyediakan senarai butiran yang perlu disahkan oleh majikan.
  ⁠Senaraikan butiran penting yang perlu disahkan oleh majikan. Ini termasuk tempoh perkhidmatan, jawatan, tanggungjawab, dan prestasi kerja.

Kedua: Menulis permintaan surat pengesahan

• Tulis e-mel kepada majikan
  ⁠Mulakan dengan salam yang sopan dan perkenalkan diri. Jelaskan tujuan surat dengan jelas dan nyatakan butiran yang diperlukan dalam surat pengesahan.

Ketiga: Maklumat yang perlu disertakan dalam surat permintaan

• Pastikan e-mel permintaan surat pengesahan anda mengandungi maklumat penting seperti nama penuh, nombor pekerja, jabatan, jawatan dan butiran tujuan surat pengesahan tersebut.

Format ringkas surat sokongan kerja

Format surat pengesahan majikan merangkumi

• Alamat syarikat majikan
• Nombor telefon syarikat
• Pembuka kata dan tajuk surat
• Isi kandungan surat
• Penutup dan tanda tangan

Dalam surat tersebut, perkara berikut juga perlu disertakan:

• Maklumat pekerja
• Jawatan
• Tempoh perkhidmatan
• Gaji terakhir

Kenapa terdapat format berbeza-beza dalam surat sokongan majikan?

Ini kerana ada syarikat yang menggunakan letterhead mereka masing-masing dan ada juga yang tidak menggunakannya.

Sama ada atau tidak letterhead dalam surat tersebut, selagi maklumat pengirim dan penerima ditulis dengan jelas maka ia dianggap sah dan boleh digunakan sebagai surat pengesahan.

Bagi memudahkan proses mengumpulkan maklumat dan mempercepat anda mendapatkannya, sertakan template berikut dalam e-mel permintaan surat pengesahan supaya dapat menjimatkan masa majikan menyediakannya.

3 Template surat sokongan kerja

Berikut adalah contoh surat sokongan atau reference letter untuk anda yang ingin memohon pekerjaan baru dan memerlukan pengesahan majikan anda.

1. Template surat sokongan untuk melanjutkan pelajaran

Surat ini diberikan kepada institusi pengajian sebagai surat sokongan bagi tujuan berkaitan pendidikan.

(Alamat Syarikat Majikan)
⁠(No. Telefon Syarikat)
⁠(Tarikh)

(Nama Penerima)
⁠(Alamat Penerima)
⁠(No Telefon)

Tuan/Puan,

PERAKUAN SOKONGAN KEPADA (NAMA PEKERJA)

Adalah dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas serta Surat Tawaran Kemasukan ke (Nama Universiti) yang bertarikh (Tarikh Surat Tawaran Universiti) adalah berkaitan.

Dengan sukacitanya saya mengesahkan bahawa:

Nama:
⁠No. Kad Pengenalan:
⁠Tarikh Mula Berkhidmat:
⁠Jawatan Sekarang:
⁠Jabatan:

adalah seorang kakitangan di (Nama Syarikat).

Demi merealisasikan impian beliau untuk meningkatkan kerjaya ke peringkat yang lebih tinggi, pihak kami dengan rasa berbesar hati menyokong tawaran diterima oleh beliau untuk mengikuti program pengajian sarjana yang telah ditawarkan oleh pihak tuan/puan.

Kerjasama serta perhatian daripada pihak tuan/puan amat dihargai dan didahulukan dengan setinggi-tinggi ucapan terima kasih.

Saya yang menurut perintah,

(Tandatangan)
⁠(Nama Majikan)
⁠(Jawatan Majikan)

2. Template surat sokongan untuk permohonan pinjaman

Surat ini mengandungi pengesahan mengenai pendapatan, jawatan, dan tempoh perkhidmatan pekerja.

Nama Penghantar,
⁠Alamat Penghantar
⁠No Telefon
⁠Tarikh:

Nama Penerima,
⁠Alamat Penerima,
⁠No Telefon

Tuan/Puan,

PER: SURAT SOKONGAN MAJIKAN

Dengan ini, saya mengesahkan bahawa [Nama Pekerja] adalah pekerja di syarikat kami dan memegang jawatan sebagai [Jawatan]. Beliau telah bekerja sejak [Tarikh Mula] dan menerima gaji bulanan sebanyak [Jumlah Gaji].

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

(Tandatangan)
⁠(Nama Majikan)
⁠(Jawatan)

3. Template surat sokongan untuk pengesahan Imigresen

(Alamat Syarikat Majikan)
⁠(No. Telefon Syarikat)
⁠(Tarikh)

Tuan/Puan,

Dengan ini, saya mengesahkan bahawa [Nama Pekerja] telah bekerja dengan kami sebagai [Jawatan] sejak [Tarikh Mula]. Pendapatan bulanan beliau adalah sebanyak [Jumlah Gaji]. Surat ini dikeluarkan untuk tujuan permohonan visa beliau.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

[Nama Majikan]

3 Contoh surat pengesahan majikan

Berikut ialah contoh surat sokongan atau juga dikenali sebagai surat pengesahan majikan yang boleh digunakan bagi urusan rasmi.

1. Surat pengesahan majikan beserta gaji

SOON SENG TRADING (JM 0134545-T)
⁠Kg. Pt. Pasir, Mk 18,83400 Sri Medan,Batu Pahat, Johor.
⁠Tel: 07-4859901
⁠Tarikh: 11 Julai 2024

Kepada yang berkenaan,

Tuan/Puan,

Per :PENGESAHAN PEKERJA SULAIMAN BIN ASHARI

Adalah disahkan bahawa pekerja Sulaiman Bin Ashari,

No kad pengenalan : xxxxxx-xx-xxxx adalah pekerja di syarikat kami dan telah bertugas sejak dari tahun 2021 sebagai pekerja am dengan purata pendapatan sebanyak RM xx

Sekian, terima kasih.

Yang benar

TEH CHOON HAU

(Tandatangan Majikan)

2. Surat pengesahan majikan untuk sambung belajar

PENANSHIN SHIPPING SDN BHD (184810-P)
⁠NO 07- 01, JALAN MOLEK 1/29, TAMAN MOLEK, $1100 JOHOR BAHRU,
⁠JOHOR, WEST MALAYSIA

TEL 07-xxxxxxx

Tarikh: 11 Julai 2024

Dekan, UKM- Graduate School of Business.
⁠Universiti xx
⁠43600, Selangor Darul Ehsan, Malaysia

Tuan/Puan,

PER: SURAT SOKONGAN MAJIKAN

Adalah saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara diatas serta Surat Tawaran Kemasukan ke Universiti xx Semester 1 Sesi 2024/2025 yang bertarikh 3th September 2024 adalah berkaitan.

2. Dengan sukacitanya saya mengesahkan bahawa:

Nama: Kanggadevi a/p Murthi
⁠No. Kad Pengenalan: xxxxxx-xx-xxxx
⁠Tarikh Mula Berkhidmat: 19.02.2024

Jawatan Sekarang: Pembantu Tadbir
⁠Jabatan: Management Trainee Export

adalah seorang kakitangan di Penanshin Shipping Sdn Bhd.

3. Demi merealisasikan impian beliau untuk meningkatkan kerjaya ke peringkat yang lebih tinggi, pihak kami dengan rasa berbesar hati menyokong tawaran yang diterima oleh beliau untuk mengikuti program pengajian separuh masa yang telah ditawarkan oleh pihak tuan/puan.

Kerjasama serta perhatian daripada pihak tuan/puan amatlah dihargai dan didahului dengan setinggi-tinggi ucapan terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

(Tandatangan)
⁠AZLAN BIN MANAF

(Jawatan)

3. Surat pengesahan majikan untuk imigresen

*ALAMAT TEMPAT BERTUGAS (SURAT RASMI GUNA LETTERHEAD JABATAN/SEKOLAH)

Rujukan:
⁠Tarikh: 5 Mei 2024
⁠Pengarah Imigresen Negeri Sarawak
⁠Tingkat 1 & 2,
⁠Bangunan Sultan Iskandar, Jalan Simpang Tiga
⁠93550 Kuching, Sarawak.

Tuan,

Perkara: PENGESAHAN PEGAWAI BERTUGAS DI SARAWAK

Adalah dimaklumkan bahawa, pegawai yang dinyatakan di bawah telah diarahkan bertugas di Sekolah ini mulai 20 Jun 2024.

Nama pegawai: WAN FAIZAL BIN WAN RAZALI
⁠Jawatan & Gred jawatan: GURU j-QAF/DG41
⁠No. My Card: xxxx-xx-xxxx

Dokumen Perjalanan Terhad: Axxxxxx

2. Pegawai ini juga telah diikuti oleh isteri. Butiran isteri beliau seperti berikut:

Nama isteri
⁠No.MyCard
⁠No. Dokumen

3. Sehubungan dengan itu, kami berharap kerjasama daripada pihak Tuan untuk memberi kemudahan yang sewajarnya kepada pegawai ini. Kerjasama daripada pihak Tuan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

(Tandatangan)

TUKIMIN BIN SELIKIN (GRED JAWATAN)
⁠*COP SEKOLAH
⁠GURU BESAR
⁠SK SANTUBONG, KUCHING

Etika dan adab dalam meminta surat pengesahan

1. Hormati kesibukan dan keutamaan majikan: Majikan mungkin mempunyai jadual yang sibuk, oleh itu hargailah masa mereka dengan membuat permintaan dengan jelas dan tepat.
2. Menjaga hubungan profesional yang baik: Pastikan anda sentiasa mengekalkan hubungan profesional yang baik dengan majikan untuk memudahkan urusan masa depan.
3. Nada yang hubungan profesional yang baik: Gunakan bahasa yang sopan dan hormat dalam setiap komunikasi. Elakkan nada yang memaksa atau kasar.
4. Berterima kasih selepas menerima surat pengesahan: Selepas menerima surat pengesahan, ucapkan terima kasih kepada majikan sebagai tanda penghargaan atas bantuan mereka.

Tindakan susulan

Jika tiada respon selepas beberapa hari, lakukan tindakan susulan dengan cara yang sopan untuk mengingatkan majikan.

Contoh tindakan susulan melalui e-mel:

Kepada: [Nama Majikan]
⁠Daripada: [Nama Anda]
⁠Subjek: Tindakan Susulan Surat Pengesahan Majikan

Tuan/Puan,

Saya ingin mengingatkan mengenai permohonan surat pengesahan yang saya buat pada [Tarikh Permohonan]. Saya sangat menghargai bantuan Tuan/Puan dalam hal ini.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Tuan/Puan.

Yang benar,

[Nama Anda]

Pentingnya surat pengesahan

Surat pengesahan memainkan peranan penting dalam pelbagai aspek kehidupan profesional dan peribadi. Ia adalah dokumen yang sah dan rasmi untuk mengesahkan butiran pekerjaan dan prestasi seseorang. Mengetahui cara yang betul dan sopan untuk meminta surat pengesahan adalah kemahiran yang penting dalam dunia profesional.

Menjaga hubungan baik dengan majikan dan berkomunikasi dengan cara yang profesional dan sopan adalah kunci untuk mendapatkan surat pengesahan dengan mudah. Diharapkan panduan ini dapat membantu anda dalam proses mendapatkan surat pengesahan daripada majikan. Semoga berjaya!

Soalan lazim

1. Berapa lama biasanya untuk majikan mengeluarkan surat pengesahan?
   ⁠Masa yang diambil untuk majikan mengeluarkan surat pengesahan boleh berbeza-beza bergantung kepada polisi syarikat dan kesibukan majikan. Secara umum, ia boleh mengambil masa beberapa hari hingga seminggu.
   ⁠
2. Bagaimanakah jika majikan enggan mengeluarkan surat pengesahan?
   ⁠Jika majikan enggan mengeluarkan surat pengesahan, cuba fahami alasan mereka. Anda boleh berbincang dengan jabatan sumber manusia atau mencari nasihat daripada pihak ketiga seperti peguam atau badan pekerja.
   ⁠
3. Bolehkah surat pengesahan dihantar melalui e-mel?
   ⁠Ya, surat pengesahan boleh dihantar melalui e-mel, terutama jika ia adalah untuk tujuan peribadi atau segera. Pastikan ia dalam format PDF dengan kepala surat syarikat yang jelas dan tandatangan majikan.
   ⁠
4. Bolehkah saya meminta surat pengesahan jika saya bekerja secara sambilan atau kontrak?
   ⁠Ya, pekerja sambilan atau kontrak juga berhak meminta surat pengesahan. Pastikan anda menyatakan status pekerjaan anda dengan jelas dalam permintaan tersebut.